Trang chủCon dấu chữ ký được nhiều người sử dụng trong công việc nhằm tạo thuận lợi cho việc đóng dấu hồ sơ và văn bản giấy tờ. Tuy vậy, quy định về khắc dấu chữ ký như thế nào theo pháp luật Việt Nam hiện hành là điều ít người biết. Vậy chúng tôi cùng tìm hiểu kỹ hơn về điều này trong bài viết sau.
1. Tìm hiểu về con dấu chữ ký
Nội dung bài viết
Con dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp mà là một con dấu được khắc mô phỏng chữ ký thật, chứa thông tin về chữ ký của người sở hữu con dấu. Tuy nhiên, con dấu chữ ký không được đăng ký hoặc công nhận bởi bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào.
Việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn khá phổ biến ngày nay trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ và được áp dụng cho các chức vụ khác nhau. Đối với những người thường xuyên phải ký tên, việc sử dụng con dấu chữ ký thay cho chữ ký trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn nhiều trong công việc. Sử dụng dấu chữ ký được coi là biện pháp tối ưu nhất.công việc.
2. Quy định về khắc dấu chữ ký
Về mặt pháp lý, căn cứ vào Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ các trường hợp khác do pháp luật quy định).
Ngoài ra, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, bản gốc văn bản phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
Hiện tại, không có văn bản nào quy định về khắc dấu chữ ký hoặc việc sử dụng và làm dấu chữ ký. Vì vậy không thể khẳng định rằng con dấu chữ ký khắc sẵn mang giá trị pháp lý.pháp lý. Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Do đó, các cá nhân vẫn có thể linh hoạt sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu thông trong nội bộ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trên nguyên tắc, để đảm bảo tính pháp lý, các văn bản, hồ sơ, chứng từ,… đều yêu cầu chữ ký phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định).
3. Lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký
Mặc dù không có quy định về khắc dấu chữ ký, nhưng khi sử dụng con dấu chữ ký, cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
– Quy định về ủy quyền: Khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng, cần có văn bản ủy quyền rõ ràng, xác định rõ phạm vi và điều kiện được đóng dấu chữ ký.
– Giới hạn sử dụng: Con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.
– Hạn chế trong chứng từ kế toán: Không được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán, sẽ bị xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 6 (đã được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2022) và Điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
Để được tư vấn miễn phí những quy định về khắc dấu chữ ký và mẫu con dấu phù hợp với mong muốn, nhu cầu công việc, quý khách vui lòng liên hệ với Khắc Dấu Hoàng Dương theo hotline: 0961 189 189. Chúng tôi cam kết sử dụng con dấu chất lượng như Trodat, Shiny, Colop có độ bền cao nhất. Áp dụng sử dụng công nghệ khắc dấu hiện đại như khắc dấu Polymer, Laser, thẩm thấu để mang đến cho khách hàng những con dấu chất lượng nhất, chi phí tốt nhất và thời gian hoàn thành nhanh nhất.