Trang chủCon dấu doanh nghiệp hay còn gọi là dấu pháp nhân của doanh nghiệp có nhiều thay đổi về quản lý, sử dụng và vận hành. Nên Luật Minh Khuê phân tích dựa trên thời điểm sử dụng con dấu trước và sau khi Luật doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực như sau:
1. Thời điểm từ 30/12/2020 trở về trước:
Theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 15. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
2. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
3. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
4. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
a) Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
b) Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;
c) Hủy mẫu con dấu.
5. Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định tại khỏan 4 ở trên, khi bạn hủy con dấu bị hư hỏng mặt dấu (con dấu do Công an khắc), bạn cần phải làm thủ tục sau:
1. Khắc lại con dấu mới tại Công ty có chức năng khắc dấu;
2. Thông báo mẫu dấu thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng đăng ký kinh doanh nơi Công ty đã đăng ký). Thủ tục thông báo mẫu dấu thay đổi như sau:
Theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về: Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.
2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
5. Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.
3. Sau khi nhận được xác nhận của Sở kế hoạch đầu tư về việc đăng tải mẫu dấu thay đổi thành công. Quý khách hàng in thông báo này kèm theo:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao);
– Con dấu công ty (đã bị hỏng)
– Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
– Giấy giới thiệu;
– Chứng thực cá nhân của người được giới thiệu;
Hồ sơ này, bạn nộp lên Phòng cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh/ thành phố nơi công ty bạn được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
2. Sự thay đổi quy định từ thời điểm 01/01/2021:
Từ ngày 01/01/2021 khi Luật doanh nghiệp năm 2020 chính thức có hiệu lực, đã làm thay đổi đáng kể liên quan đến vấn đề quản lý con dấu trong doanh nghiệp.
2.1 Các hình thức con dấu của doanh nghiệp được thừa nhận:
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Theo đó Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:
– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp ban hành.
Chữ ký số đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích khái niệm. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.
2.2 Chế độ quản lý con dấu:
Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
– Tên doanh nghiệp;
– Mã số doanh nghiệp.
Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.
Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014).
Qua quy định, đã thể hiện pháp luật đã quy định thông thoáng và giao quyền tự quyết đối với vấn đề quản lý con dấu cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có nhiều quyền quyết định hơn trong việc quản lý con dấu. Tuy nhiên, đây cũng là một vấn đề thách thức đối với doanh nghiệp, thiếu đi sự quản lý của nhà nước thì doanh nghiệp cần có một cơ chế quản lý nội bộ và nội dung thể hình thức, số lượng mẫu dẫu cụ thể để đảm bảo quá trình quản lý chặt chẽ tránh xảy ra tranh chấp nội bộ, tranh quyền đoạt lợi, đấu đá lẫn nhau trong doanh nghiệp gây ra tình trạng bất ổn nội bộ vì thiếu đi một cơ chế quản lý con dấu hiệu quả.
2.3 Thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng?
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay.
Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.
Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.
2.4 Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Quy định này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Nếu như Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
2.5 Xử phạt vi phạm hành chính:
Nếu như có sự thay đổi về nội dung, hình thức, số lượng mẫu con dấu thì bạn phải thay đổi mẫu con dấu, tuy nhiên, luật nội dung không còn yêu cầu chúng ta cần phải thông báo mẫu dấu mới lên Sở kế hoạch và đầu tư của tỉnh nhưng văn bản về xử phạt vi phạm hành chính vẫn còn quy định về nội dung xử phạt, vậy người không thực hiện thông báo có còn bị xử phạt không? Cụ thể:
Khoản 1 Điều 12. Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định về Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Nếu công ty bạn thuộc trường hợp phải thay đổi đăng ký mẫu dấu mà không đi đăng ký lại thì câu trả lời là công ty bạn sẽ không bị xử phạt trong trường hợp này.
Nguồn: luatminhkhue.vn